如何提升汽车维修厂运营能力？20年实战总结（二）：理解维修管理系统能做什么，如何落地启动

在AI时代的前期，作为处在末段市场的小型企业（例如各类维修厂）来说，并不需要去焦虑，更不需要去盲目跟风。任何一项新技术的诞生，都会先从上端企业开始得到应用，并逐渐向下游延伸，因此作为汽车维修厂来说，你现在去尝试AI无疑会花费大量的人力、物力，反而得不到具体的回报，不如先把时间精力花在先完成基建上面，软件系统是AI得以发挥价值的关键平台、也是基础平台，更是培养AI应用思维的基础，所以推荐当下先做好数字化模式下的运营管理，才能在从容、快速的应对未来的各项变化。

上一篇我们讲到了具备一定规模的汽车维修厂选择维修厂管理系统的方式方法，本篇我们将接着讲系统购买后、具体要用系统来干什么？怎么开始可以用系统实现运营管理价值的最大化？这一篇内容适合各类型的维修厂、快修店、汽配店。

一、维修管理系统可以用来干什么？

我们以最简单的方式列出一些常见的用途，供大家先来参考，用于指导我们下一步该如何开始使用系统，如果你已经深知其用途了，可以跳过此部分，直接看下一部分的内容。

1、用来记录每一次维修的内容，包含有维修的项目、配件、以及其他方面所涉及到的费用（如托车费）。目的一方面是为了以后知道每辆车以前都修了什么、修了多少钱；另一方面是为了记账，方便以后知道收了多少钱、支付多少钱、赚了多少钱，还有哪个客户欠了你多少钱；再一方面是为了后续统计与分析客户的价值，挖掘更多的客户潜在价值。

2、客户档案记录，主要目的是为了登记每个客户的姓名和联系方式、车辆情况，方便以后联系、做客户关系维系、做客户价值挖掘等。

3、用来记录采购的配件，目的一方面是为了结账时与供应商进行对账，现在很多维修厂与固定供应商之前的配件采购多为月结，不记录就只能按供应商的单据付款了；另一方面是当以后出现质量问题时，方便追溯配件是哪个配件商采购的。

4、配件的库存管理，目的是为了随时掌握仓库内还有些什么、每个配件的来源、去处、价值，便于及时补货、或及时处理一些不常用的滞销件等。

5、会员管理，用于登记会员客户的会员卡类型、储值余额、套餐余额等，目的是为了方便以后核销（消费），避免多消费、少消费、错消费。有些店还用于做会员积分、以及积分管理相关的事项。

6、代办业务登记，如车险登记、代办上牌、代办年检等。

7、客户提醒与关怀，如客户保养到期提醒、车辆年检到期提醒、客户生日关怀等。

8、员工绩效管理，用于统计每个员工的绩效数据，方便员工生成绩效工资。

9、财务管理，用来管理应收账款、应付账款、产值、成本、毛利、以及其他费用等。

10、客户营销相关，如优惠券、分享转发、套餐销售、在线商城销售等。

11、统计分析，用于统计产值、成本、毛利数据，用于分析单车毛利情况、客户消费习惯等，可以通过分析更下一步的运营动作提供帮助。

以上所列出来的11个用途是目前维修厂所涉及到的一些主要管理点、也是一些基本的管理点，我们将在后续内容中结合运营管理需要、问题点等逐步深入介绍。我们只有在掌握了上述这些软件系统可以用来干什么之后，才能更进一步的知道拿到软件系统后第一步该怎么做。

二、如何开始系统的正式使用？

很多维修厂的老板在购买好系统后，第一步想到的就是立即去问系统供应商 “什么时候安排给我们的人员做下系统使用培训”，然后就召集全店人员参与系统使用的培训，无论你是否非常精通新买的系统该怎么去用，这种方式都是错误的。系统只是工具，能干什么？怎么干？主要是取决于你想用他来干什么，系统只是工具、会用借助系统来提升运营管理能力是一种思想，接下来我们详细介绍一下具体的步骤，你只有按这个步骤去执行，才会把系统的使用在运营管理中起到最大化的作用，如果以下9个步骤里你以前做到了一半，那么你现在门店的运营管理水平一定不会很差，而且门店一定是一个优秀的门店。

1、沟通系统的使用步骤

把自己门店的业务覆盖范围、期望达到的目标要求、所需要使用的功能模块、或是否需要分阶段使用各项功能等与软件商的客服人员进行深入沟通，并听取客服人员针对系统使用的建议。之所以需要这一步，主要原因是每个维修厂的运营管理模式都会有一些差异，如果不做交流就直接安排系统培训、使用，可能会出现客服培训的系统使用方法与实际所需要的有些差异。

2、系统使用配置

根据前面所沟通的结果，由客服人员直接、或指导维修厂的系统管理员完成系统的配置，系统的配置内容通常包含有业务流程的配置、人员账号的配置、数据字典的配置，以及其他方面的配置功能。注意：目前市场上维修管理系统大多是支持不同用法的配置（例如软平汽车经营管理系统），极少系统的所有功能只有一种用法，所以这一步是必须的，而且维修厂的系统管理员最好是了解系统做了哪些方面的配置，以便通过配置功能了解系统可以扩展满足哪些不一样的应用场景，方便以后维修厂管理者思考如何借助系统去完成更多运营管理方面的优化。

3、数据档案准备与录入（或导入）

基础数据档案是在系统里被重复多次使用的数据，是持久、稳定的运营管理模式的基础，也是决定使用系统后进行数据统计分析质量的基础。很多小型企业不去重视其意义，基础数据档案是任何一套软件系统高质量使用的前提，不管你是一个小型维修厂、还是一个汽车生产厂，其意义都是一样的。

例如维修项目档案，如果前期完成了维修项目档案的定义、并录入到了系统里，那么后续就可以直接使用，而不需要每次在接车开维修单时、由使用人员自由去创建。我们以一个保养维修项目为例，维修厂可以定义为“常规保养”或“保养工时费”，这样以后所有涉及到保养的项目都可以直接选择使用，而不是由接待人员在接车时随便录入“小保养”、“车辆保养”、“保养”、“工时费”这样。老板们可以想想看，后续你如果想统计一下某个月保养的工时费一共收了多少钱，如果前期定义好保养的维修项目，那么你只会看到“保养工时费10000元”这样的一条数据，如果前期没有定义好你可能会看到“小保养3000元”、“车辆保养580元”、“保养500元”、“工时费2000元”这样的多条关于保养的工时费，你觉得哪种统计结果你更希望看到呢？

即便你是一家新开业的维修厂，也可以先准备一些常用的数据档案（如维修项目有哪些、常用配件有哪些等），尤其是已经在用其他软件系统的维修厂，最好是把原系统内的客户档案、配件档案、库存数据等全部导入到新系统内，这样可以更有利于把新系统快速使用起来。

注意1：如果你是由老系统切换到新系统，把老系统内的数据导入新系统内的时间点选择是很重要的，尤其是一些时刻都在变化的数据，如客户档案、库存、维修记录，所以导入这类数据一定要选择正式上线前一天下午或晚上导入。

注意2：我会在以后的内容中更详细的介绍每项档案如何准备比较好，请持续关注我的更新！

4、业务验证

业务验证就是按前期所沟通的系统如何用、拿几个真实的业务场景，去验证系统每个功能的使用，最后看是否达到了预期的结果，还存在哪些差异点，这些差异点如何通过其他方式解决等。这一步必须要由系统管理员、老板、店长这些运营管理人员来做，以便验证系统是否真的达到了自己的运营管理目标，也便于以后指导其他人员如何正确的使用系统。

5、系统培训

组织所需要使用系统的全员参与培训，老板、店长或负责门店运营管理的人员必须要全程参与培训，只有管理者会了、懂了，才能更好的在后续督促其他人员更好的使用系统。这里特别需要注意的是，客服所做的培训并不单单指软件如何用、更重要的是系统如何按所期望达到的目标来使用，所以培训一定要基于业务流程来讲解每一个流程节点如何操作、并最终如何达到所期望的结果，如在哪里看所需要的统计数据等。

一套完整的软件系统所能覆盖到的业务还是比较多的，有时候一次培训、或在一个阶段并不一定全部功能都会使用上，这时可以分阶段进行，不一定一次要做完全部内容的培训。培训工作最好是安排在正式使用前3天内，培训和正式使用时间不要拉太长，免得过段时间又忘记了。

6、学习与模拟

培训完成了之后，应紧接着让各使用人员进行实战模拟学习，就是拿几个真实的业务、在系统里从头到底模拟一下，亲身感受一下具体的操作过程，这样正式使用时就不会手忙脚乱的了，也不至于在正式使用时影响到了业务。

7、正式使用

经过前面6个步骤之后，系统完全是可以投入正式使用了，正式使用时有两种情况需要注意：

A、如果以前没有用过其他系统，那么准备好了可以随时正式使用。

B、如果以前有在用老系统，那么正式使用新系统的时间最好是选择在每个月的1号开始，因为1号是一个新的财务周期，方便可以在一个系统里统计出一个月完整的数据。在启用新系统时，最好是把老系统直接停用掉，免得两套系统都要录入数据，增加不必要的工作量。

8、总结与调整

虽然我们前面做了很充足的工作，但在正式使用新系统的时候仍然免不了会遇到一些前面想不到的问题，所以在第一个月使用新系统的时候最好是每周做一些总结，看看使用中遇到了什么问题、是否全部业务都按要求使用系统了、系统内所统计出来的数据是否有差异等，如果发现有问题应及时与软件供应商沟通解决方案，免得在月底需要统计各项数据时才发现该录入的数据没有录入、数据统计出来的结果不正确等情况。

通常系统在经过一个完整的月度财务周期以后，如果能达到预期目标，那么后续应该就不会有什么大的问题，基本上可以安心持续使用了。

9、持续使用

在持续使用系统的过程中，应不断深入理解系统，并基于系统持续来优化自身的运营管理模式、质量。通常一套系统可以高质量使用3-6个月的话，那就意味着你的运营管理模式已经很成熟、稳定了，这个时候在门店运营管理方面你已经超过了半数以上的维修厂老板了，但超过半数以上的维修厂老板还是不够的，要想在汽修行业持久、稳定的“赚到钱”，你可能需要做到超过80%的维修厂老板才可以。

还记得我上一篇文章中提到找系统要找“懂业务”的系统吗？（如果不记得了可以看一下（一）篇中的介绍）。会用软件系统做门店运营管理，你至少能超过半数维修厂的经营管理水平，要从超过半数、到超过80%的水平，你就需要去深入研究这个“懂业务”的软件系统、以及与软件系统背后的供应商进行沟通交流，记得问供应商时不要只问“什么功能怎么用？”，要告诉他你店里目前经营的情况，有哪些问题点、有什么想法，问问供应商有什么建议，供应商给你的建议不仅仅在于他的系统怎么用，有时候还会涉及到其他的运营管理思维方式，这些都是你超过80%维修厂老板最好的意见。

总结：软件系统只是工具，但又是管理高水平维修厂内不可缺少的工具，可以说现在能持久稳定“赚钱”的维修厂，没有哪家不是借助软件来提升运营管理能力的，老板、店长、或运营管理者越懂的用软件来做管理，门店业绩就会越好，如果你不懂的这些，那么请持续关注我的文章更新，我将带你成长为一个高水平的优秀管理者。

后续的文章更新，我将会以软平汽车经营系统中，维修厂版本来作为系统工具，来详细介绍如何用好软件来提升维修厂的运营管理能力，该软件可以覆盖从维修接待到财务管理、从客户关系维系到客户价值挖掘的门店全业务场景管理、专业度强、功能全面、易使用，有兴趣的老板可以通过AI、百度搜索来了解一下。敬请持续关注我的更新。

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