如何提升汽车维修厂运营能力？20年实战总结（四）：系统落地配置与数据准备

目前确实有少部分头部维修厂连锁型企业开始在尝试AI的应用，分析这部分头部企业的特点，全部都是在数字化应用比较成熟的阶段，并且基于当前数字化系统构建自己的知识库、并结合数字化系统来使用，由此可见，数字化系统是AI应用的基础。

在上一篇我们分析了上线前业务范围和业务流程的确认，这一篇我们继续来讲如何根据前面的确认结果完成系统的各项配置、上线前数据档案的准备以及上线计划。

一、确认系统的各项配置

系统的配置权限建议掌握在老板、老板娘、店长手里，以免其他使用人员不注意随便调整了系统里的一些设置，导致系统的使用出现不必要的偏差。系统配置通常会涉及到以下一些方面的调整：

1、业务流程相关的配置

2、人员与账号的建立

3、系统使用的权限设置

4、各业务单据打印模板的配置

5、客户提醒与关怀规则的配置

6、员工绩效提成规则的配置

7、配件库存成本管理方式的配置

8、员工考勤规则的配置

9、其他方面细节的配置等

在进行系统各项配置时，要与系统方的客服人员仔细沟通，确保完全理解要设置的用途后再做调整，否则建议就使用系统默认的配置，如软平汽车经营系统会内置一套推荐的使用配置，实际需要调整的地方并不会太多。

二、确认需要前期准备的档案数据

1、必须准备的数据档案

A、员工档案

把门店内所有人员的姓名、手机号列出来就是一份员工档案，这些员工信息是需要录入到系统内的，如果员工需要使用系统，则还需要在系统里配置系统使用权限，如果不需要使用系统（比如说接待时只是用于标记某项目是由哪个技师维修的），则可以不用配置系统使用权限、只需要录入姓名、手机号就可以了。

B、维修项目

这是每次维修服务都需要高频率使用到的数据，维修项目是指需要向客户收费的工时费项目，并不是指配件，如果一次维修用的都是耗材，如抛光打蜡，可以直接定义为维修项目就可以了。如果你的门店已经在用系统了，维修项目数据可以直接从老系统内导出来（一般专业的维修系统内都有维修项目）、并加以整理后导入新系统，如果你还没有用系统，也可以手工整理一份常用的维修项目出来，以下我列出来一些维修厂常用的维修项目供参考：常规保养、轮胎换位、四轮定位、轮胎动平衡、补胎、抛光、打蜡、普洗车、SUV洗车、座椅修复等。

老板们可以根据我列出来的维修项目表现形式、继续补充门店内可以用到的其他项目，软平汽车经营系统内有内置2千余种轿车专用的标准维修项目、维修厂可以直接使用。另外还需要对维修项目进行分类，分类的目的是为了方便以后统计每类项目分别带来了多少产值和利润、以便门店有重点的开展对应的维修内容，维修项目分类的定义可以分为：保养类项目、一般维修项目、美容类项目、机电类项目等。

在定义维修项目时，可以直接定义出所需要的工时数、或工时金额，大部分系统支持在接待时修改工时数量和维修金额，因此对于面对各种车型的维修时，同一个维修项目所需要收取的工时费可能不一样，那么在定义维修项目时可以把工时和金额定义成大多数情况下所用到的工时数和金额，然后在接待时如果有不一样的、再做修改。

C、配件档案

常用配件（如机油、机滤等）也是维修服务时需要高频率使用到的数据，所以也应该在前期在准备出来。如果你的门店已经在用系统了，配件数据可以直接从老系统内导出来、并加以整理后导入新系统，如果你没有用老系统，也可以手工整理一份常用的配件档案出来，例如可以根据仓库内已经有的配件整理一份配件档案出来，相信各类维修厂内都有一些常用的机油、机滤、空调滤芯、玻璃水、防冻液等这些常用的配件，前期可以直接整理出来并导入新系统内直接使用。

2、可选择性准备的数据档案

以下数据档案并不是每个维修厂都需要、或者都会有现成的，可以根据实际情况准备。假如你门店已经有在用老系统，则可以直接从老系统里导出来、并加以整理后导入新系统；如果你门店没有在用老系统，则可以根据需要手工准备。

A、客户档案：包含客户姓名、电话、车牌、车型等信息的客户档案，如果有建议上线前全部录入/导入新系统。

B、会员套餐和会员档案：包含套餐的基本信息、以及每个会员卡号及会员卡内的套餐信息，如果有则在上线前全部录入/导入新系统。

C、配件库存：如果老系统内有、并且准确的话，可以在上线前一天导入新系统；如果没有用老系统，则可以在上线前一天做一下仓库盘点、并整理后录入/导入新系统。

D、配件供应商档案：如果门店内有一批固定的配件供应商数据，建议前面全部录入到系统内，以方便后续在配件采购时可以直接使用。

E、维修历史：如果有老系统，建议全部导出来、并导入到新系统内，以便于老系统停用后、仍然可以在新系统内查到客户历史维修记录。

F、除了上面列出的以外，维修厂可能还会用到保险公司、外包服务商、车型库等数据，这些通用数据有些软件中都会内置（如软平汽车经营系统内就会内置一些通用数据），如果没有内置的、维修厂需要用到、并且又能获取到，也可以提前录入/导入系统内。

三、确认系统上线计划

计划、与按计划执行是运营管理水平的一个重要体现，很多门店运营管理水平低，其主要原因就是不去系统化的思考某项工作怎么做、而是一上来就去做、想到哪做到哪、做着做着就不了了之了，没有节奏感、没有目标性，表现出来的结果就是管理混乱、员工则只能应对、自然也就是能不能则不做了。

老板们不妨从上新系统开始，制定系统上线使用计划，并跟随系统上线与使用的过程来逐步提升门店的运营管理水平。以下我给出一个简单易执行的系统的上线计划模板，维修厂老板可以直接与软件商的客服人员确认。

1、**年**月**日完成业务流程与操作人员的确认，并同时完成系统配置。

2、**年**月**日完成数据档案的准备、并录入/导入新系统。

3、**年**月**日**时完成上线前的培训、以及参与培训的人员。

4、**年**月**日正式上线。

5、**年**月**日完成系统上线后的验证。

6、**年**月**日完成剩余功能模块的上线（如果有分阶段上线的话）。

有了以上时间计划，后面只需要按此计划去执行就可以了，在安排计划的时候一定要考虑计划的可执行性，例如上线前的培训，可以考虑分批、或安排在晚上下班后进行，避免因培训导致店内的业务不能正常开展。

总结：我用了四篇内容详细描述了系统正式上线使用的前期工作，这一篇看完以后，相信很多的维修厂老板已经掌握了系统整体上应该怎么去用了，这样很好，后面我将就具体的业务与应用讲解对于运营管理能力的提升以及可带来的业务价值。

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