远程团队协作时，有哪些工具能显著提升沟通和管理效率？

大家好！

在今天的文章中，我们继续来关注家电说明书中的“日常使用”部分，看看如何通过图形化沟通来进行赋能。

“日常使用”部分是任何一份使用说明书中最为关键的内容，可以认为是使用说明书的灵魂所在。

从服务角度来说，使用说明书本身是产品服务的一部分，也是产品体验的一大衍生。

在使用说明书中，高体验的内容设计不仅能帮助用户更好地使用产品，也能使产品本身的便利度和潜在优势放大，进而为企业品牌效应的提升添砖加瓦。

近年来，随着“以任务为主题”理念的深入，使用说明书中的“日常使用”部分正在发生着正向的“进化”，使用说明书对于用户的指导价值也越来越高。

在“以任务为主题”之前的时代，“以功能为主题”的信息架构占据了主流，用户往往只能在说明书上看到面向各个功能的使用步骤、选项说明等信息。

乍看之下，这些信息似乎已经足够给用户带来指引了，但事实上，很多设备或软件的操作任务都会涉及到多个功能、多个页面，这时“以功能为主题”的传统信息架构自然会显得无能为力，用户无法从这些内容中获得答案。

经过了多年实践之后，“以任务为主题”渐渐成为了“日常使用”部分的主流架构，相应地，每一个章节的标题也从原来的“某某功能的使用”变为了“动词+名词”形成的动宾结构，更符合用户的实际操作场景。

不仅如此，“以任务为主题”的信息架构也应用到了操作页面的设计中，设计师会先通过大范围的用户调研和数据分析来获知高频使用场景，然后应用向导式的设计方式，用户只需一步一步按照向导页面完成配置即可，方便快捷。

对向导式设计而言，哪怕没有说明书，用户也能非常便捷地完成操作，这是非常好的用户体验。

当然，“以功能为主题”的信息架构并非一无是处，与“以任务为主题”架构之间也并非是非此即彼的关系。

笔者之前设计过不少to B设备或软件的说明书，对于这类功能和操作都比较繁杂的主体而言，笔者不仅会设计一份“以任务为主题”的使用说明书，同时还会保留“以功能为主题”的各个信息块，两者作为一个整体共同呈现给用户。

在to B设备或软件中，每一个以任务为主题的章节都会将内容聚焦在用户能否顺利使用产品上，因此会将相关功能的选项说明呈现在步骤中，告知用户在当前任务下应该如何选择。

这本身没有任何问题，但如果我们仅仅通过这一个个步骤来展开功能细节的话，那么很难做到面面俱到，很难实现对功能的系统化介绍。此时，若用户需要了解更多配置，以便其能自主完成更多任务的话，便会变得无从下手。

因此，在“以任务为主题”的说明书之外，我还会提供一份“以功能为主题”的文档，这份文档与其说是一份使用说明书，不如说是一份可供参阅的“功能词典”。

我们在学习一门全新的语言时，总会标配一本双语词典，便于我们在学习过程中进行查阅，消除陌生词汇或搭配带来的障碍，“功能词典”的作用也与此类似。

不过，与语言类词典相比，用户并没有功能学习或功能记忆等方面的负担，“功能词典”的主要作用只是让用户在需要时进行翻阅参考，在需要的时候了解对应功能。

比如，用户遇到一个包含多个选项的下拉列表，在“以任务为主题”的说明书中，只能仅仅了解到了其中两个选项的功能详情，另外几个选项未能得到覆盖，这时，用户便能翻阅功能词典进行查找。

虽然在这里我用了“翻阅”这个词，但在实际应用中却非常灵活，我们会采用体验更高的网页方式来呈现。

用户既可以在“以功能为主题”的网页中输入相应的搜索词来迅速定位所需功能点，也可以在“以任务为主题”的网页中，点击预留在相关功能点上的超链接来直接跳转，获取详细信息。

在网页版资料中，超链接成为了一座桥梁，让用户能够非常方便地在两种信息架构之间进行切换。

对于使用相对简单的家电而言，我们主要采用的是“以任务为主题”的信息架构，而这一架构恰恰是图形化沟通的最佳落地架构。