用了8年的任务管理工具，聊聊我的日常用法
今天想聊聊我用了8年多的一个时间管理工具。
刚看了一下，我的OmniFocus里归档加现有任务已经有12000多个了。不是说我有多忙，而是习惯了把大大小小的事都丢进去，慢慢就积累成这个数字。
2016、2017年那会儿，创业开始有些起色，事情也变杂了。除了开发，还有各种协调、沟通、琐事。有时候会漏掉一些事，尤其是个人和家庭方面的。正好那时接触到GTD的概念，觉得挺好，就开始折腾各种工具。
Google Task、微软任务清单、滴答清单都试过，各有各的问题。后来转到苹果生态，选了OmniFocus，用到现在。
它帮我解决什么问题？
一句话：把"记事"这件事从脑子里搬出去。
大脑擅长思考，不擅长记忆。事情一多，光是"记着有这些事要做"就很耗精力。但如果有个靠谱的工具，到时间会提醒你，心里就踏实了，可以把事情彻底放下，专注眼前。
OmniFocus能满足我需求，核心靠三样东西：项目（任务分类）、标签（多维度标记）、透视（自定义视图）。听起来有点抽象，下面用我的日常场景来说明。
场景一：收集——想到就记，不让脑子惦记
走在路上突然想起快递到了，抬手对Apple Watch说"晚上提醒我拿快递"，Siri会把它记到苹果的"提醒事项"里，OmniFocus自动同步到收件箱。
在电脑前工作时，按Command+Shift+空格就能呼出快速录入窗口，记下来不打断手头的事。
可以说我99%的任务都是这两种方式创建的。核心就一点：想到就记，别让脑子惦记着。
场景二：规划——每周花半小时，把事情安排到位
收集只是第一步，关键是规划。
我用标签来标记任务的时间安排：今日、本周、下周、月内、年内。
每天早上处理收件箱，把新任务归到对应的项目下（工作/生活/成长），顺手打上时间标签。OmniFocus有个好处：任务移到某个项目后，会自动继承项目的默认标签，不用每次手动设。
OmniFocus项目体系
然后我有个"整体待办"透视，专门看那些还没安排具体时间的任务。根据轻重缓急，给它们打上"本周"或"月内"的标签。
每周一我还会打开"安排落实"透视，只看本周的事，把它们拆分到具体某一天。做不完的顺延到下周，不硬撑。
这样每天只看当天的事，不会被一长串任务吓到。
场景三：执行——上班看工作，回家看生活
我的任务按项目分了三个目录：
- 工作：当前在做的各个项目
- 生活：家庭、个人、购物、交际
- 成长：学习、写作
但项目只是分类，真正执行时靠的是透视。
我设了几个核心透视：
- "工作"透视：只显示工作目录下、已安排时间的任务
- "日常"透视：只显示生活目录下的任务
- "跟进"透视：交给别人、等待反馈的任务
OmniFocus电脑小组件
OmniFocus手机小组件
场景四：复盘——每周检查，及时清理
OmniFocus有个"检查"功能，我设成每周检查一次。
每周一或周二有空的时候，过一遍任务列表：
- 已经完成但忘了标记的，确认一下
- 不重要或不用做的，及时清掉
- 拖了太久的，重新评估要不要做
另外我还设了"工作回顾"和"成长回顾"两个透视，分别看这两类任务的完成情况。
定期清理很重要，不然任务越积越多，看着就焦虑。
场景五：汇报——写周报一键汇总
每周写周报，我一般按项目分组。但OmniFocus默认不好按"上周完成"筛选。
所以我写了个小脚本：点一下，自动给上周完成的任务打上"总结"标签，同时清掉之前的。
然后选"总结"标签，就能按项目分组列出上周完成的事，直接拷贝到笔记里，用AI润色一下就能交差。
我的标签体系（供参考）
除了前面提到的时间安排标签，我还用了几类：
优先级（四象限法）：
- A：紧急且重要
- B：重要不紧急
- C：紧急不重要
- D：其他
精力：闲暇、专注、探索——方便根据当前状态筛选
依赖：已设计、待分配、待完成、待确认——很多任务做完初步工作后要交给别人
类别：设计、文档、编码、杂事、日常
OmniFocus标签体系
标签的好处是可以交叉筛选。比如我有个"小菜一碟"透视，专门筛15分钟内能完成的小任务，快下班时顺手清几个。
用了这么多年，最大的感受
把规划交给工具，脑子就能腾出来专注做事。
任务积累多了，自然会养成定期规划的习惯。到时间它会提醒，心里踏实，人也更靠谱。
这套方法不一定适合所有人，项目、标签、透视的设计也因人而异。但如果你也在找顺手的任务管理工具，希望这些经验有点参考。
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