工作邮件有何写作技巧和礼仪?

要大师级别的,不是常规的。
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因为工作关系,每周会查收上千封不同用户发来的邮件,截止 2015 年 9 月底,总共大概 7000 封以上,看多了之后,慢慢的会发现很多有趣的「细节」:或把本该写在正文里的内容,写在了标题里,一长串看着着急;有的则在正文中,添加一些恰当的表情,让人看着感觉暖心。


今天,在这里和各位分享一下看了那么多邮件之后,对于「邮件写作」的所思与所学。


在学校里的时候,部门招新,收到过很多学弟学妹们发的报名邮件,基本是惨不忍睹,大多是「无标题」,「无正文」,「无签名档」,然后还得下载附件查看才知道是谁发的邮件。这类情况太多太多,即使很多已经混迹于职场的同仁,也不免存在这种「致命伤」。一封邮件不能完全说什么,但它在某种程度上代表着,你对收件人的尊重程度,以及你个人的修养,好的邮件会给你加分噢。


「关于主题」

一定要写!

  • 提取所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道,这封邮件值不值得看,是否为垃圾邮件!
  • 如果不写的话,一般会默认为「无主题」,对于经常看邮件的人来说,这是非常糟糕的体验。
  • 如投简历的时候,主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。

「关于正文」

  • 简明扼要!
  • 对于收件人的尊称要有,以及在正文末加上类似于「以上,谢谢!」内容,会让收件人觉得你很礼貌。
  • 正文的要求是「说人话」,除非一些特殊的情况外,尽量化繁为简,一句话能说清楚的不用两句话。

「关于签名档」

  • 不是必须要,但有最好!进入职场的人,基本都是有的!
  • 当你是第一次给某人发邮件时,你的签名档算是你的个人名片,收件人可以在签名档里知道你的基本信息,如果有进一步的沟通,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。
  • 补充一句,应该会有人不知道什么是邮件的签名档,以及该如何去设置,这里不科普了,欢迎百度。

「关于邮箱昵称」

  • 这其实是个细节问题!
  • 收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人,可能都有体会,因为这些邮件里的邮箱昵称,如果没有设置过的话,大都源自你的 QQ 昵称,所以你懂的。
  • 对于已经进入职场的人,要额外注意这个细节,把邮箱的昵称进行修改一下,以符合你现在的工作场景需要,即使用的不是 QQ 邮箱。
  • 别弄个英文名,别人看了半天也不知道是谁,建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。

「关于抄送」

  • 发送和抄送别弄混了!
  • 所写邮件,应该发送给哪些人,应该抄送哪些人,需要搞清楚喔,不然会很尴尬,尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。
  • 关于邮件的抄送是有点学问的,这里不细说,在初入职场时,如果有不明确的,及时问上级,沟通确认之后,再进行下一步操作。

「关于附件命名」

  • 其重要性和邮件主题一样!
  • 永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。
  • 如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件,当他们下载之后,在一个文件夹里都出现各种「新建」时,估计他要疯的。附件的命名,也是需要根据关键词,简明扼要的写,如果是公司的一些文档,最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。

「关于附件」

  • 能够贴在正文里面的附件,请都贴出来!
  • 让收件人进行繁琐的操作,才能查看到的邮件,都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时,如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看,他还得需要先下载相关软件,才能看到你附件里的内容,这其实是减分项。
  • 表格里的内容,其实可以用系统自带的截图工具,导出图片,贴到正文里面;如果是 PDF 的文档,也可以通过导出图片等形式,贴到正文。
  • 收件人可以一目了然,根据需要再考虑,是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是,这一点不是必须的,因为你会发现很多人的邮件里,其实并没有做到这一点,如果你做到了,Nice!

「其它若干细节」

  • 写好邮件一定要,检查!检查!检查!重要的事情说三遍。
  • 检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。
  • 检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。
  • 收到邮件及时的回复,这是对于发件人的尊重,也是一种基本的职场礼仪。
  • 分清楚「回复」与「回复全部」的差异,什么时候什么内容该「回复全部」,需要额外小心。
  • 入乡随俗,不同的公司,可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求,包括使用哪种字体、默认字号等,所以到了新的地方之后,先了解一下这个细节,并且在之后的邮件写作中注意。
  • 如果是经常会和邮件打交道的人,或者是有多个邮箱的人,推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端,可以节省很多时间以及提高效率,这点用过的人都知道。比如,我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等,用一个邮件客户端,第一次绑定之后,每天打开客户端,即可查收到所有绑定邮箱的邮件。
  • 抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧,把里面的每一栏都去看看,同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。
  • 一般来说,邮件的签名档可以设置多个,所以可以根据自己不同的场景需要,先配置常用的几个签名档,在发送邮件时,根据情况选择。
  • 试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则,可以减少花在每天查找邮件上的时间。

一次性码完,应该会存在错别字、语句不通之处,请勿在意。也还存在颇多需要补充的点,欢迎大家指出。


其实邮件里提到的某些点,我目前都还没有完全做到,不过我也会尽量的规避一些常见的错误,努力的把每一封从自己邮箱里发出去的邮件,在细节上都做到最好。和各位共勉。


「 10 月 1 日 11:55 更新,修改了文章已知的若干处错误,如果还存在错别字,请在评论中指出,多谢!」

「 2016 年 2 月 13 日 23:35 更新,优化排版」

「 2016 年 10 月 3 日 02:15 更新,修改部分内容」


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在外企工作,每天都需要跟客户邮件往来,我本科是英语专业,研究生在英国读,可是刚进公司的时候还是很不适应,对写邮件这件事还是感到有些棘手。原因是虽然我英文基础很好,可是我的英语经常让我的客户感到我的无礼或者说是我的英语很直白,不够温柔。。。于是我开始收集一些常用的句子,词汇等等,使我的邮件看起来更佳专业并且有礼貌。虽然现在我不再去依靠这些公式化的句型来完善我的邮件,但是对于刚刚进外企的小朋友还是很有帮助的。
1.首先写邮件并不是在写作文,所以这里其实并不需要你有文采,当然如果你有文采那就是锦上添花了。但是职场新人首先是要把事情表述清楚。锦上添花的事留给之后吧。

我在这里分享一个3C原则。

1. Deliver a Clear message

2. Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

3. Be Concise


那么3 C原则就是clear清晰,correct正确,concise简明。

记住重点在于更有效的传达信息,而不是用你丰富的词汇量给对方留下印象,用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。 确保每句话在20个单词以下,用分段来组织你的信息。避免陈词滥调,那些不能给你的信息带来任何新的东西的词可以省略掉。

接下来分享一些常用的公式句型,我当时总结了很多关于写邮件的句型以及短语,先分享一部分~


It is my pleasure to write here to you.

回复开场白:

Further to our conversation earlier, .........

As discussed over the phone, .......

Thanks for your kindly reply.

Thanks for your inquiry/email.

结尾:

I hope everything with you is fine.

Many thanks for your support.

FYI: for your information 仅供参考

深盼贵公司及早回复

(1) We hope to receive your favors at early date.

(5) We are looking forward to hearing from you.

(7) We trust you will share us a feedback at your earliest.

(8) We trust that you will reply us immediately.

9)please kindly update the status with me.

(10) Will you please reply without delay what your wishes are in this matter?

(11) Will you kindly inform us immediately what you wish us to do?

(12) We request you to inform us of your decision.

(13) We are waiting for your early reply.

(14) We will appreciate an early reply.

(16) We hope to receive your reply with the least possible delay.

(17) Kindly reply at your convenience.

(20) Please reply immediately.

(21) Please share us a feedback as early as possible.(ASAP)

(22) Please get back to us by tonight。

(23) Hi, how is the status? Could you kindly share us a feedback?

(24) I did not hear from you yet.

(25) A prompt reply would help us greatly.

(26) A prompt reply will be appreciated.

(27) Your prompt reply would be greatly appreciated.

(28) Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.

(29) We look forward to receiving your early reply. (hearing from you)

(30) As the matter is urgent, please try your best ASAP.

(33) Thanks for you in advance.

回函迟误, 请见谅

(1) I apologise for my late reply..

邮件结尾:

Should you have any questions, please let me know.

If you have any question, please feel free to reach me out.

Your kindly cooperation is much appreciated.

我会与你保持联络,让你知道实情的进展。

I will keep you posted.

I will keep you in loop.

I will keep you updated.


当时我总结了十几页,可以关注我的微博,以及订阅号,英语需要持续的学习,我也一直在积累学习,英语是一个越学越觉得有意思的东西,感觉从小到大我唯一坚持下来的事情就是学习英语,可能是我运气好,姐姐就是留学生,在我很小的时候就经常教我英语,后来上学我的班主任是英语老师,因为喜欢她所以我也特别爱学英语,现在我的客户分别是不同地区的人,有美国人,欧洲人等等,但是我依然最喜欢的还是英国人的英语,真的是很好听,说跑题了~点个赞给我吧哈哈,这还是我的处女答~


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我忍不住想再来补充一下,虽然已经有人分享过了,但是觉得很好再分享一遍。

1. I am writing to confirm/enquire/inform you...我发邮件是想找你确认/询问/想通知你 有关…

2. With reference to our telephone conversation today...关于我们今天在电话中的谈话…

3. As we discussed on the phone...如我们上次在电话中所说的…

4. In my previous e-mail on October 5...在之前10月5日所写的邮件中提到…

5. As I mentioned earlier about...在先前我所提到的关于…

6. As indicated in my previous e-mail...如我在之前邮件中所提到的…

7. from our decision at the previous meeting... 如我们在上次会议中所决定的…

9.as you requested... 根据贵方要求…

10. In reply to your e-mail dated April 1,we decided...回复贵方4月1日的邮件,我方决定…

11. This is in response to your e-mail today.这是对您今早发来的邮件的回复。

12. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.

如先前所述,我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。

13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.

追踪我们昨天在电话中所谈,我想答复你我们合约的一些待解决的议题。

14. I received your voice message regarding the subject. I'm wondering if you can elaborate i.e. provide more details.

我收到了你关于这个主题的留言。我在想您你是否可以再详尽的说明一下,也就是再提供多一点相关细节。

15. Please be advised/informed that...请被告知...

16. Please note that...请注意...

17. We would like to inform you that...我们想要通知你...

18. I am convinced that...我确信...

19. We agree with you on...我们同意你在...的看法。

20. With effect from 4 Oct., 2008...从2008年10月4日开始生效...

21. We will have a meeting scheduled as noted below...我们将举行一个会议,会议时间表如下。

22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.

请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。

23. I am delighted to tell you that...我很高兴地告诉你...

24. We are pleased to learn that...我们很高兴得知...

25. We wish to notify you that...我们希望通知你...

26. Congratulation on your...恭喜您...

27. I am fine with the proposal.我对这份提案没异议。

28. I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我十分高兴地通知你我们已经同意您参加于2008年11月22-24日举行的研讨会。

29. We are sorry to inform you that...我们很抱歉地通知您...

30. I'm afraid I have some bad news. 恐怕我今天要宣布一些坏消息。

31. There are a number of issues with our new system.我们的新系统有些问题。

32. Due to circumstances beyond our control...由于情况超出我们的控制...

33. I don't feel too optimistic about...我对...不太乐观

34. It would be difficult for us to accept...我们很难接受...

35. Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.我不得不这么说,自从收到你关于这个主题的询问,我们的看法都没有改变。

36. We would be grateful if you could...如果你可以...我们会很感激的。

37. I would appreciate it if you could...如果你可以...我会很感激。

38. Would you please send us…?你能否寄给我们…?

39. We need your help.我们需要你的帮助。

40. We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.

我们希望您能将此信息传达给你们的员工,非常感谢。

41. We look forward to your clarification.我们期待你的澄清。

42. Your prompt attention to this matter will be appreciated.您若能立即关注此事,我们将非常感激。

43. I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what suits you best.如果您能从百忙中抽出时间,我希望能与您见面,请让我知道您最适合的时间。

44. Please give us your preliminary thoughts about this.请让我知道您对这件事情初步的想法。

45. Would you please reply to this e-mail if you plan to attend?请您回信如果您计划参加?

46. Please advise if you agree with this approach.请告知我们你是否同意这个方法。

47. Could you please let me know the status of this project?请通知我这个计划的进度?

48. If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.

如果可能,当你完成提案,我希望你能发一份复本给我。

49. I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.

如果能在下周一前收到您的答复,我将非常感激。

50. Hope this is OK with you. If not, let me know by e-mail ASAP.

希望您满意,如果不满意,请发邮件尽快通知我。

51. Could you please send me your replies to the above questions by the end of June?

请您在6月份前答复我上述问题好吗?

52. May I have your reply by April 1, if possible?如果可能,我可否在4月1日前收到您的答复?

53. If you wish, we would be happy to...如果你有需要,我们很乐意...

54. Please let me know if there's anything I can do to help.如果我有什么可以帮得上忙的, 请告诉我。

55.If there's anything else I can do for you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.对于这件事,如果还有什么我能帮得上忙的地方,请随时与我联络。

56.If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is possible.如果关于此事你需要额外的建议,请让我们知道,我们会试着看看这是否可行。

57. I'm just writing to remind you of...我只是写信来提醒您...

58. May we remind you that...?我们想要提醒您...

59. I am enclosing...我附上...

60. Please find enclosed...请查阅附件...

61. Attached here to...附件是关于...

62. Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning…附上关于某某的最新资料…

63. Attached please find the draft product plan for your review and comment.附上产品计划书的草稿,请审查及评价。

64. If you have any further questions, please feel free to contact me.如果你有任何问题,请随时与我联系。

65. I hope my clarification has been helpful.希望我的说明对你有所帮助。

66. Please feel free to call me at any time, I will continually provide full support.请随时与我联系,我将持续地提供全程支持。

67. Please let me know if this is suitable.请让我知道这是否恰当。

68. Looking forward to seeing you soon.很期待能尽快见到你。

69. We look forward to hearing from you soon.我们很期待能得到您的回复。

70. Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.希望上述说明很清楚,如有必要,我们很乐意再进一步讨论。

71. I look forward to receiving your reply soon.我期待很快能收到你的回复。

72. Looking forward to receiving your comments in due course.期待在预期的时间收到你的反馈。

73. I'll keep you posted.我会与你保持联系。

74. Please keep me informed on the matter.请随时让我知道这件事的发展。

75. For any comments/suggestions, please contact Nadia at 2552-7482.

有任何评价或建议,请拨打2552-7482联络Nadia。

76. I would like to apologize for...我想就...道歉...

77. I apologize for the delay in...对于...的耽搁,我深感抱歉。

78. We are sorry for any inconvenience caused.对于产生的任何不便,我们感到抱歉。

79. I am sorry for any inconvenience this has caused you.对于造成的不便,我深感抱歉。

80. I'm sorry about last time.上次的事我很抱歉。

81. We apologize for not replying you earlier.对于未能早一点回信给你,我们感到抱歉。

82. I'm really sorry about this.这件事,我真的很抱歉。

83. Sorry, I'm late in replying to your e-mail dated Monday, April 1.抱歉,太迟回您在4月1日(星期一)发给我的邮件。

84. We apologize for the delay and hope that it doesn't inconvenience you too much.

我们为耽搁道歉,希望这没有给您带来太多不便。

85.Hoping that this will not cause you too much trouble.希望不会为您造成太多麻烦。

86.Sorry if my voice message is not clear enough.如果我的电话留言不够清楚,我深感抱歉。

87. Thank you for your help.谢谢你的帮助。

88. I appreciate very much that you...我非常感激你...

89. I truly appreciate it.我真的很感激。

90. Thank you for your participation.谢谢你的参与。

91. Thank you so much for inviting me.非常感谢您的邀请。

92. Congratulations to all of you and thanks for your efforts.恭喜各位并十分感谢各位所做的努力。

93. Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated.很感激您的理解及合作。

94. Your prompt response will be most appreciated.很感激您快速的答复。

95. Once again, thank you all for your commitment and support.再一次感谢大家的承诺及支持。

96. Thanks for your input/clarification/message.谢谢你的投入/澄清/信息。

97. Any comments will be much appreciated.对于您提出的任何建议,我将深表感谢。

98. Thank you very much for everything you've done for me.谢谢你为我所做的一切。

99. I would appreciate your understanding with/regarding this matter.

  我很感激你对这件事情的理解。

100. Please convey my thanks to all the staff involved, they did an excellent job.

  请向有关的同仁传达我的谢意,他们真的干得很好