如何玩转 WorkFlowy?

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使用两年,酝酿许久,今天答主终于有信心回答这个提问了。

简言之,Workflowy 是一款跨平台跨设备自动同步的在线个人/团队笔记管理软件工具。

与印象笔记(Evernote)等大众化笔记工具不同的是,它的交互界面极度精简,没有明显的输入框和内容编辑框,完全找不到富文本编辑(RichEdit)工具栏,也没有用于呈现笔记大纲(Outline)和常用标签列表(Tag)的侧边栏等…… 几乎所有常用笔记操作都已整合在其浑然一体的交互界面和键盘组合键(Keyboard Shortcuts)中。

对于没有亲自观摩/操作过 Workflowy 的笔记工具爱好者而言,这种精简过后,实际产生的编辑效果是难以置信的简单。总结其独特之处,答主能立刻想到的有以下几点:

  1. 对笔记进行增、删、改等操作几乎都可以一键(含组合键)完成
  2. 笔记的数据结构和表现形式简单、一致,有效降低撰写和整理笔记时的额外认知负担
  3. 大部分操作只需要用键盘就可以实现,不会被界面扰乱思维
  4. 搜索和筛选器等语法灵活易用,使得笔记查询操作也能较快地完成
  5. 数据的导入导出格式规范(OPML,一种XML格式)极其适合编程加工

下面开始讲解 Workflowy 的上手方法,讲解过程配有大量界面截图。(若希望观察动态效果,请访问答主自己制作的 Workflowy 用法讲解视频【超清版】,或者如果你不惧英文界面,直接访问 Try WorkFlowy Instantly 亲自上手操作一番。)
  • 其次你需要登录

  • 登录之后最最重要的,就是创建第一条笔记

  • 创建了第一条笔记之后,最最重要的莫过于发现帮助(Help)信息所在位置(有了官方的帮助信息,即使接下来答主漏掉很多必要的操作说明,你都可以从帮助信息中找出来)
  • 把这些基本操作完成了,就该利用笔记工具做点实际的工作了。在一条笔记的末尾按回车就能创建新笔记,在一条笔记的开头处按 TAB 键能增加缩进,把当前笔记变为上方紧邻笔记的“儿子”。
  • 笔记条目下方可以添加类似“注释”一样的大段纯文字内容。目前,无论是笔记条目还是它的注释,都不能插入图片,暂时就别在这一点上纠结啦。

  • 继续创建更多笔记。很快就会发现注释内容在失去光标时,只显示第一行文字

  • 接下来又一项重点,任何一条笔记都可以被聚焦,实现“焦点视图”和“焦点编辑”
  • 接下来的又一大法宝,是笔记折叠
  • 折叠以后马上会产生一个问题:怎么把已有的笔记快速找出来?难道要像Windows资源管理器那样一层层往下找不成?请放心,并没有那么麻烦,因为 Workflowy 里有快速筛选器



  • 那么,如何从筛选状态中返回呢?

  • 即使你不创建任何筛选器,最起码你还有关键词搜索
  • 基础部分讲解得差不多了,下面介绍一些高级内容:碎片化思绪记录技法,希望笔记整理工具的高手也有所收获

  • 目前手头上已有的图文讲解就这些,至于笔记条目分享(类似百度网盘链接分享),笔记的多人协作编辑,笔记的XML(OPML)导出等高级功能,相信读者在掌握了上述操作正式上手之后,完全可以自己弄懂玩通。
只有讲完了上面这些内容,答主才有底气写点“软文”,Workflowy 也许并不能瞬间改变你的人生,但它的确是日积月累,滴水石穿地让自己的思绪和记忆变整齐的,独具匠心的笔记工具。也许官方网页界面上的一句话能够概括答主这种感受,让答主借此与各位笔记整理爱好者共勉:

Make Lists, Not War (宁可制造大量列表,也别制造战争)


为感激读者的关注,逐步列出 Workflowy 在 PC 浏览器中的一些重要小技巧:
  • Alt + Shift + 上 / 下 / 左 / 右,根据当前光标所在位置,调整某条笔记所在的位置
  • Alt + 左 / 右,根据当前光标所在位置,聚焦到某条笔记
  • 有读者说iPad或iPhone上快捷键不灵 现在Workflowy 有非官方 iOS 手机客户端支持快捷键访问——HandyFlowy 作者是 Michinari YAMAMOTO appsto.re/cn/Cc8yab.i
  • Alt + Shift + 9 / 0,切换到当前聚焦笔记的兄弟笔记条目
  • 按下 Alt 键之后点击某个 #tag 标签,此标签将被删除,免除了按多次回退/删除键的麻烦
  • 搜索中文或部分英文——比如 ["思维"]、["keyw"],在某些情况下这样搜索返回的结果更符合要求
  • 若干个关键词的逻辑与搜索——比如 [keyword1 keyword2 keyword3],搜索结果的笔记必须同时包含 keyword1 / keyword2 / keyword3
  • 若干个关键词的逻辑或搜索——比如 [keyword1 OR keyword2 OR keyword3],搜索结果的笔记只要包含 keyword1 / keyword2 / keyword3 三者之一就可以了
  • 若干个关键词的逻辑非搜索——比如 [keyword1 -keyword2 -keyword3],搜索结果的笔记必须包含 keyword1,但必须不包含 keyword2,同时必须不包含 keyword3
  • 按时间筛选——比如 [last-changed:1d],搜索结果中只包含最近一天内修改过的笔记
  • 使用书签工具 Clip To Workflowy,可以实现网页内容剪藏,略懂 JS 的读者还可以自定制笔记模板,实际使用效果如下(第三行的笔记及其下属节点都是利用书签工具自动生成的
本回答告一段落,如果你觉得此回答对自己有帮助,请点赞支持,让更多的笔记整理爱好者能收到答主的分享,谢谢!(另一种支持方式,就是利用答主给出的邀请链接 workflowy.com/invite/14 注册你自己的 Workflowy 个人笔记库,你将得到 500 条/月的免费笔记额度,而不是 250 条/月!)

2016-03-13 更新:增加了一些 Workflowy 在 PC 浏览器中使用的一些重要小技巧
2016-05-17 更新:增加了 Workflowy 基本操作演示视频的传送门