如何玩转 WorkFlowy?

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2005
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对于有整理强迫症的我来说,笔记只能和WorkFlowy做朋友好吗?!
答题之前首先要说明两个强烈的个人偏好:
  • 对于笔记的需求主要是归档各种资料,建立完整的知识体系;
  • 整理强迫症,忍受不了乱。
与以上偏好相差太远的,以下内容参考性很小。

OK,黑喂狗:
  • Intro 为什么推荐WorkFlowy而不是Evernote?
    虽然这两个本身定位并不一样,但我还是不忍趁机黑一下Evernote:
    • WorkFlowy多平台同步(PC端-各种移动端)速度快,随时随地查看无压力。Evernote那个同步速度你能忍受吗?不要说它支持插入图片和文件啊,没wifi的时候半天同步不上没图说个杰宝;
    • WorkFlowy “less but better”名符其实。第一次使用的时候被这一张白纸的界面亮瞎了,但很快发现去掉了复杂的格式编辑的好处:对于有强迫症的人来讲彻底绝了“编辑格式比写内容时间长”的机会,事实上WorkFlowy的树状结构本身看着就很舒服!再看牛逼哄哄的Evernote:PC端文字可以选定字号,移动端不可以!如果说移动端功能比PC端少很正常,那移动端首页可以看到的“印象最前线”到了PC端首页怎么就不见了呢?!!
    • WorkFlowy归档资料完爆Evernote。不知道Evernote定位是不是“什么东西都可以往里面塞”,可看着各种新闻资讯网站或者app分享里面的绿底大象头,绝对就是这么个意思呐。我用Evernote收集各种资料一周以后发现:Evernote就是个垃圾桶啊!资料只是堆在一起而不整理归档,对我来讲真的跟垃圾无异,因为过两周就忘得差不多了(fig. 1)。不要说它有文件夹有标签啊,花时间搞这些东西本身就杀效率呐!WorkFlowy按照层级建立条目,归档资料的过程,就像建立书籍的目录一样。这样最大的好处在整理的过程中会将知识之间的逻辑关系并理顺并清楚的展示出来,对于自学来讲,这非常有利于巩固学习成果并且逐渐建立自己的知识体系(fig. 2)。fig. 1 Evernote: 不整理的资料只是堆在一起真的有用么?fig. 2 WorkFlowy归档的化妆品成分资料
    • WorkFlowy不升级Pro就很好用了!WorkFlowy免费账户唯一实际受限的就是items数量,初始只有250条/月,但是只要他人通过你的邀请链接注册,你和受邀请者都可以增加250条/月的用量。相比Evernote丧心病狂的“离线笔记”pro账户独占这太亲民了好吗!(看了一下,年费也只要45元,好吧,请无视“丧心病狂”用词。)
  • WorkFlowy实用功能
    • 快速编辑/浏览层级结构。WorkFlowy支持对每个条目展开或者合起(fig.2 中“表面活性剂”下各条目均合起,“保湿剂”下各条目均展开),以及随意拖动条目重组层级结构(fig. 3),都是很靠谱的效率buff呐。fig.3 拖动条目改变层级结构
    • 简易标签。WorkFlowy支持通过#和@来自定义标签,官方Blog推荐使用#来定义类似优先级(priority)等描述事物属性的条目,使用@来定义与人有关的条目,比如任务分配。方法非常简单,就在@或#后面直接打标签名称即可。点击标签,所有被标记的条目都会被检索出来(fig.4)。fig.4 用#定义的tobuylist标签
    • 条目分享(目前仅限PC端)。WorkFlowy支持将任意条目通过网页超链接分享。这个功能相对较为隐蔽,我也是看官方blog挖掘出来的。利用这个功能可以非常方便实现多人协同文档。
      • 将鼠标移到要分享的条目右侧的条目符号上会弹出一个mini menu(fig.5),选择"share";
        fig.5 items sharing step 1
      • 弹出如fig.6所示的对话框,普通账户只可以通过超链接分享,这里你可以选择被分享条目的访问权限:view-仅可查看,edit-查看并编辑;
        fig.6 items sharing step 2
      • 点击"share"后就得到了分享链接,如果要终止分享,随时可以stop(fig.7);fig.7 items sharing step 3
      • 他人通过链接访问条目时,右下角有一个"add it to my account"的按钮(fig.8),点击的话可以将该条目收录到他自己的WorkFlowy账户中。fig.8 items sharing step 4
    • 实用热键(仅限PC端)。WorkFlowy对于基本功能都定义了相应快捷键,在PC端按"ctrl+?"即可调出快捷键提示banner。下面是我认为最常用的几个快捷键,熟悉之后效率++:
      • 缩进/降低层级:tab
      • 减少缩进/提高层级:shift+tab
      • 编辑条目note:shift+enter,note和条目不一样,是对条目的说明,右侧没有条目符号(如fig.2的reference)
      • 完成条目标记:ctrl+enter,如果把Workflowy当to do list用的话。。。
      • 粗体:选中文字后ctrl+b
      • 斜体:选中文字后ctrl+i
  • WorkFlowy应用实例
    • 读书计划/笔记。把WorkFlowy来做读书计划除了可以清楚的将书籍按知识领域组织起来(fig.9)。但对我而言,最大的作用还是“开了一堆书单不写满笔记你好意思吗?吗?吗?”的刺激,逼自己去刷填满条目的成就,认真实践“人丑就该多读书”的真知。此外,对于大部分how to来讲,如果你可以清楚的把书本的逻辑架构整理出来,说明你至少对于书本介绍的整个知识体系有了一个全局的概念。最后,我到现在还是不太适应看电子书,找amazon买吧又怕没翻过不知道质量到底怎么样,现在我的做法是先去图书馆和书店看看,于是WorkFlowy又可以拿来记录书在图书馆的编号或者书店的书柜号,方便届时找书。PS: 土豪请无视以上内容,直接买吧。。。另外,西安钟楼和图书大厦的新华书店,大部分书都可以在网站找到具体的书柜号,这点说实话还蛮超出我的预期的。。。fig.9 按照知识领域组织的书单
    • 辩论赛赛案。还有半年就要毕业了,估计以后不会提自己混迹辩论的事了。不过真的吐血推荐大学期间打辩论的小伙伴们用这个玩意写赛案(可能有的队叫辩案、材料啥的)吧!多少次讨论到11点就要各回寝室不回去阿姨要骂,多少次时间凑不到一块儿讨论。利用WorkFlowy的条目分享功能,可以非常高效的整合每个人负责的内容,我去找例子设计自由辩论,你去想防守点,你再查查那几个数据,2点以前把分享链接发上来,啊!2点钟赛案出来了,大家赶紧看吧!(fig.10)虽然举的是辩论队准备赛案的例子,但换成学生会写策划神马的,也是一样的呐,整合到一起之后,导入到word,再调整调整格式,加入图片,也是很方便的呐!fig.10 辩论赛赛案
    • 讲义/简易Slide。上周给队里做讲座,提前一周开始准备,零零碎碎的考虑讲的内容,想到一点打开WorkFlowy写一点,因为上周周内事情太多,最后整理了一下时间就到周六了,实在来不及根据这个outlines做ppt了(fig.11),临时想了个主意,干脆把outlines写的再具体一点,利用ipad客户端通过AirPlayer投射到大液晶屏吧。实践证明这样简朴的ppt(fig.12, fig.13),只要讲的时候辅以“重点,亮点,笑点”,讲座效果也可以很好呐!fig.11 准备讲座期间的outlinesfig.12 ppt_01fig.13 ppt_02
    • 知乎草稿。本文全在WorkFlowy写完,之后导入到知乎,除了加粗加斜加下划线部分文字和插入图片,没有做任何改动了,算不算无缝对接呢?附上本文WorkFlowy链接:How to use WorkFlowy efficiently?
  • 平台
  • 最后,这是我的WorkFlowy邀请链接:WorkFlowy - Organize your brain. 如果你觉得以上内容有帮助并且也想开始使用,请点它注册吧,你我都立马多250条条目上限哦>-<
  • 参考资料
    WorkFlowy Blog: WorkFlowy Blog on WordPress.com
使用两年,酝酿许久,今天答主终于有信心回答这个提问了。

简言之,Workflowy 是一款跨平台跨设备自动同步的在线个人/团队笔记管理软件工具。

与印象笔记(Evernote)等大众化笔记工具不同的是,它的交互界面极度精简,没有明显的输入框和内容编辑框,完全找不到富文本编辑(RichEdit)工具栏,也没有用于呈现笔记大纲(Outline)和常用标签列表(Tag)的侧边栏等…… 几乎所有常用笔记操作都已整合在其浑然一体的交互界面和键盘组合键(Keyboard Shortcuts)中。

对于没有亲自观摩/操作过 Workflowy 的笔记工具爱好者而言,这种精简过后,实际产生的编辑效果是难以置信的简单。总结其独特之处,答主能立刻想到的有以下几点:

  1. 对笔记进行增、删、改等操作几乎都可以一键(含组合键)完成
  2. 笔记的数据结构和表现形式简单、一致,有效降低撰写和整理笔记时的额外认知负担
  3. 大部分操作只需要用键盘就可以实现,不会被界面扰乱思维
  4. 搜索和筛选器等语法灵活易用,使得笔记查询操作也能较快地完成
  5. 数据的导入导出格式规范(OPML,一种XML格式)极其适合编程加工

下面开始讲解 Workflowy 的上手方法,讲解过程配有大量界面截图。(若希望观察动态效果,请访问答主自己制作的 Workflowy 用法讲解视频【超清版】,或者如果你不惧英文界面,直接访问 Try WorkFlowy Instantly 亲自上手操作一番。)
  • 其次你需要登录

  • 登录之后最最重要的,就是创建第一条笔记

  • 创建了第一条笔记之后,最最重要的莫过于发现帮助(Help)信息所在位置(有了官方的帮助信息,即使接下来答主漏掉很多必要的操作说明,你都可以从帮助信息中找出来)
  • 把这些基本操作完成了,就该利用笔记工具做点实际的工作了。在一条笔记的末尾按回车就能创建新笔记,在一条笔记的开头处按 TAB 键能增加缩进,把当前笔记变为上方紧邻笔记的“儿子”。
  • 笔记条目下方可以添加类似“注释”一样的大段纯文字内容。目前,无论是笔记条目还是它的注释,都不能插入图片,暂时就别在这一点上纠结啦。

  • 继续创建更多笔记。很快就会发现注释内容在失去光标时,只显示第一行文字

  • 接下来又一项重点,任何一条笔记都可以被聚焦,实现“焦点视图”和“焦点编辑”
  • 接下来的又一大法宝,是笔记折叠
  • 折叠以后马上会产生一个问题:怎么把已有的笔记快速找出来?难道要像Windows资源管理器那样一层层往下找不成?请放心,并没有那么麻烦,因为 Workflowy 里有快速筛选器



  • 那么,如何从筛选状态中返回呢?

  • 即使你不创建任何筛选器,最起码你还有关键词搜索
  • 基础部分讲解得差不多了,下面介绍一些高级内容:碎片化思绪记录技法,希望笔记整理工具的高手也有所收获

  • 目前手头上已有的图文讲解就这些,至于笔记条目分享(类似百度网盘链接分享),笔记的多人协作编辑,笔记的XML(OPML)导出等高级功能,相信读者在掌握了上述操作正式上手之后,完全可以自己弄懂玩通。
只有讲完了上面这些内容,答主才有底气写点“软文”,Workflowy 也许并不能瞬间改变你的人生,但它的确是日积月累,滴水石穿地让自己的思绪和记忆变整齐的,独具匠心的笔记工具。也许官方网页界面上的一句话能够概括答主这种感受,让答主借此与各位笔记整理爱好者共勉:

Make Lists, Not War (宁可制造大量列表,也别制造战争)


为感激读者的关注,逐步列出 Workflowy 在 PC 浏览器中的一些重要小技巧:
  • Alt + Shift + 上 / 下 / 左 / 右,根据当前光标所在位置,调整某条笔记所在的位置
  • Alt + 左 / 右,根据当前光标所在位置,聚焦到某条笔记
  • 有读者说iPad或iPhone上快捷键不灵 现在Workflowy 有非官方 iOS 手机客户端支持快捷键访问——HandyFlowy 作者是 Michinari YAMAMOTO appsto.re/cn/Cc8yab.i
  • Alt + Shift + 9 / 0,切换到当前聚焦笔记的兄弟笔记条目
  • 按下 Alt 键之后点击某个 #tag 标签,此标签将被删除,免除了按多次回退/删除键的麻烦
  • 搜索中文或部分英文——比如 ["思维"]、["keyw"],在某些情况下这样搜索返回的结果更符合要求
  • 若干个关键词的逻辑与搜索——比如 [keyword1 keyword2 keyword3],搜索结果的笔记必须同时包含 keyword1 / keyword2 / keyword3
  • 若干个关键词的逻辑或搜索——比如 [keyword1 OR keyword2 OR keyword3],搜索结果的笔记只要包含 keyword1 / keyword2 / keyword3 三者之一就可以了
  • 若干个关键词的逻辑非搜索——比如 [keyword1 -keyword2 -keyword3],搜索结果的笔记必须包含 keyword1,但必须不包含 keyword2,同时必须不包含 keyword3
  • 按时间筛选——比如 [last-changed:1d],搜索结果中只包含最近一天内修改过的笔记
  • 使用书签工具 Clip To Workflowy,可以实现网页内容剪藏,略懂 JS 的读者还可以自定制笔记模板,实际使用效果如下(第三行的笔记及其下属节点都是利用书签工具自动生成的
本回答告一段落,如果你觉得此回答对自己有帮助,请点赞支持,让更多的笔记整理爱好者能收到答主的分享,谢谢!(另一种支持方式,就是利用答主给出的邀请链接 workflowy.com/invite/14 注册你自己的 Workflowy 个人笔记库,你将得到 500 条/月的免费笔记额度,而不是 250 条/月!)

2016-03-13 更新:增加了一些 Workflowy 在 PC 浏览器中使用的一些重要小技巧
2016-05-17 更新:增加了 Workflowy 基本操作演示视频的传送门
为什么?