怎样写一封得体的电子邮件?

工作邮件的书写是否有一些规范可以遵循? 使用中文书写和使用英文书写电子邮件需要注意哪些问题?
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关于如何写邮件,这是一篇浏览量过十万的短文,最早是发布在笔者自己的博客Denny's Blog上。放在这里,希望能给更多人带去帮助。


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你一定曾经发过很多后来对方就鸟无音讯的邮件吧?你是不是也曾经觉得XXX看上去乐善好施的,怎么发邮件给Ta,Ta就不回复了呢?95%的情况下,答案不是对方耍大牌,人们每天都在处理上百分邮件,多一封不多。真正的原因是,你发的方式错了。所以这篇博客,就讲讲如何发Cold Email。三个核心原则,由浅入深。


原则一、越短的邮件越容易得到回复


这个最简单易懂,因为每个人应该都有体会,但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是,两三句话的陌生邮件会立即回复,五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是,大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长,给对方造成的精神压力越大,现代人平时压力已经很大了,实在是心有余而力不足,只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点,你可以思考一下你自己的情况是什么,就马上能开悟了。所以,五句话以内的邮件是王道。


原则二、别说你自己的事儿,说这事儿跟Ta有什么关系


这个世界上对方最在乎的人是谁?对了,Ta自己。太多人写Cold Email的时候,花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等,您写这封邮件给对方做什么来着,对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件,您这是给他插一个故事会么。


所以,你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方,这封邮件的目的是什么。然后,如果你希望增加对方回复的欲望,那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B,但从吸引力上来讲,这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。


原则三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你


这一条只有1%的人在做。


举个例子吧。你在听完一场创业讲座后,和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错,答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C,让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱,内容大意是说:


很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是Blahblahblah,怎么怎么Blahblahblah,已经获得了Blahblahblah。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助!今后咱们Blahblahblah


后来,就没有后来了。然后你就开始想,”XXX看上去乐善好施的,其实也不过如此”。如果你这样想的话,请你站在这位可怜的演讲嘉宾的角度想一想——


他在当天清理邮件的过程中,看到你的这封邮件以后,需要(1)先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人,关联点究竟是什么(2)找到这三个联系人的邮箱(3)分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。这至少是半个小时的时间投入,你真以为人家是你干爹啊。光在发邮件的时候说“我知道您是个大忙人”,其实只是停留在了一种被动恳求的口吻上,跟伸手要钱其实是同一种精神。


很多人其实都是愿意帮助他人的,但前提是你必须要努力地让对方可以更容易地帮助到你。所以你可以怎么做呢?你回去以后,应该发四封邮件:


第一封:很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是X,您提到了可以我们的项目可能会让天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您,分别是写给ABC的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助!


第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给A、B、C,简洁阐述你的项目和他们的关系,并且保证格式完整,让你的联系人可以直接转发。


好了,就点到这里。大而全的长邮件大家都会写,也很容易写,所以也不追求什么回复率——很多人只是图个不吐不快(我个人觉得真写这样就别发了,自己宣泄一下就好)。写短邮件则需要更多努力。而写能够设身处地为对方思考的短邮件,则更是需要时刻努力保持这种意识。


不过这三个原则如果能发扬光大,一定能为整个人类社会节省大量浪费的时间和电力。


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来自作者微博@奶牛Denny 和微信博客dennywx)。转载请注明。